La transition d’une agence de placement vers un nouveau logiciel de gestion est parfois tumultueuse. En effet, certaines entreprises utilisent le même logiciel depuis de nombreuses années, et les employés peuvent être déroutés lorsqu’un changement s’effectue. Il s’agit alors d’effectuer la transition le plus efficacement possible, sans réduire la productivité de l’équipe ni sa motivation.

Pour cela, certaines solutions sont mises en place par les logiciels de gestion afin de faciliter cette transition et faire face aux éventuelles difficultés des employés.

Proposer des formations spécialisées

Le but étant de former les employés d’une agence à  l’utilisation d’un nouveau logiciel, il est très intéressant pour eux d’assister à  un cours qui vise à  expliquer le fonctionnement dudit logiciel. Plusieurs formules existent:

  • Une formation individuelle, durant laquelle un employé se voit expliquer les spécificités du logiciel, et peut lui-même évoluer sur le logiciel tout en posant des questions au formateur. Ce type de formation s’avère assez coûteuse bien que très efficace.

  • Une formation de groupe en salle de cours, qui permet à  un formateur d’expliquer en détail les différentes fonctionnalités d’un logiciel aux employés, qui eux même peuvent effectuer les tâches de base en même temps que le formateur. Ce type de formation est efficace car il permet de former plusieurs personnes à  la fois, mais dédie moins de temps aux faiblesses de chacun.

  • Une formation par séminaire, qui offre une démonstration en direct des fonctionnalités du logiciel. Ce type de séminaire permet de faire bénéficier un nombre plus important d’employés à  la formation, mais ceux-ci ne réalisent pas eux-mêmes les différentes actions en même temps que le formateur.

Mettre en place un module d’aide

Un module d’aide en ligne est également très bénéfique aux employés, afin qu’ils trouvent des réponses précises à  leurs questions une fois qu’ils commencent à  utiliser un nouveau logiciel.

Plus les informations sont organisées et précises, plus il est facile pour l’employé de trouver des réponses à  ses questions. Par exemple, il est possible de classer les informations par catégories, qui vont guider l’utilisateur dans sa recherche. Pour un module encore plus intuitif et pratique, un moteur de recherche par mots clés est une véritable valeur ajoutée, car l’utilisateur n’a même pas à  explorer l’interface, il lui suffit d’inscrire son problème.

Pour compléter le module d’aide en ligne, certains logiciels établissent un système de “live-chat” qui permettent aux employés d’agence d’entrer directement en contact avec un professionnel qui saura les conseiller.

Proposer des vidéos explicatives

Dernier élément: les vidéos explicatives. Celles-ci sont très utiles pour guider les clients et leur fournir des explications supplémentaires sur le logiciel, d’une manière plus compréhensible.

En effet, un utilisateur aura beaucoup plus de facilité à  suivre des explications en image plutôt qu’à  lire un manuel explicatif, parfois très long. Une vidéo explicative à  propos d’un logiciel de gestion va en général filmer le processus en question, et l’utilisateur n’aura qu’à  reproduire les même actions. Une voix-off est parfois utilisée afin d’expliquer la démarche encore plus efficacement.

Sur le même schéma on retrouve le “webinaire” en ligne, un système qui permet aux utilisateurs de bénéficier quand ils le souhaitent de contenu interactif qui leur apprend à  réaliser les tâches courantes.

En tant qu’agence de placement, la transition vers un nouveau logiciel est-elle un problème? Qu’attendez-vous de la part d’un système de formation? N’hésitez pas à  partager votre opinion avec nous dans la section commentaires!